個人情報保護管理規程

第1条（目的）

本規程は個人情報の不正な取得、使用及び開示その他個人情報に係る不正行為を防止するため、個人情報の管理に関する事項を定めたものである。

第2条（定義）

1．本規程において「個人情報」とは、個人の情報であって特定の個人を識別できるものをいい、会社が保有する技術上または運営上の情報及び会議･会合等において伝達される口頭情報を含むものとする。

2．前項の個人情報は、会社が秘密として管理し、または第4条による指定をなしたもので、「個人情報資料」とは、個人情報に関する書類、写真、磁気テープ、CD-ROM、MO、ハードディスク、USBメモリー、その他これに関する一切の資料並びにその複写物及び複製物（以下、個人情報及び個人情報資料を総称して「個人情報等」という）をいう。

第3条（適用範囲）

1．本規程は、社員、準社員、嘱託及びパートタイマー等（以下「社員」という。）に適用する。

2．社員は個人情報保護の重要性を認識して、個人情報等の取扱いを適正に行わなければならない。

第4条（管理責任者）

個人情報等を管理するため個人情報等管理責任者（以下「管理責任者」という）を置く。

第5条（管理責任者の責務）

1．管理責任者は、個人情報等を指定し、かつ、その秘密とすべき期間及びこれを開示できる者の範囲を明示しなければならない。

2．管理責任者は、個人情報資料である旨および前項の期間並びに開示許容範囲を明示しなければならない。

3．管理責任者は、個人情報の適正な取扱いについて社員に教育を行うとともに、随時社員の指導等を行わなければならない。

第6条（個人情報資料の複写及び複製）

個人情報資料は業務上やむを得ない場合を除き、原則として複写および複製を行ってはならない。ただし、業務上やむを得ず複写及び複製したものが不必要となった場合は、第9条の方法により確実に廃棄または消去を行わなければならない。

第7条（個人情報資料の管理）

個人情報資料は、会社等の予め定められた場所に保管する方法で管理するものとする。

第8条（個人情報資料の利用）

個人情報資料の利用を許された者は、個人情報保護の重要性を認識して、これを適正に利用しなければならない。

第9条（個人情報資料の持ち出し）

1．個人情報資料は原則として会社外に持ち出してはならない。ただし、業務上やむを得ない事由により持ち出さなければならないときは、次の事項を記録表に記載し管理責任者に届け出て行うものとする。

（1）事業所名称、
（2）目的（必要性を記載）と資料の種類
（3）日時及び持ち出す場所
（4）持ち出しを行う者の氏名

2．前項により個人情報資料を持ち出した社員は、利用後速やかに定められた保管場所に返却するとともに、記録表に返却日を記載しなければならない。

第10条（個人情報資料の廃棄）

個人情報資料の廃棄は管理責任者が決定し、その指示に基づいて焼却（溶解）、裁断その他適切な方法により行なわなければならない。

第11条（個人情報の創出）

業務を遂行する過程で個人情報等となるべき情報または資料を創出した場合は、第6条の定めによりその都度適正な保管を行わなければならない。

第12条（秘密保持義務）

1．個人情報等は、法令の定めのある場合を除いて、開示を認められた者以外のいかなる者にも開示、告示または漏洩してはならないものとし、退職後も同様とする。

2．個人情報等は指定された業務以外の目的に使用してはならないものとする。

3．前各項の定めに関わらず、業務上個人情報等を第三者（業務委託先）に開示または使用する必要がある場合には、管理責任者の事前承認を得て行わなければならない。

第13条（権利の尊重）

1．個人情報に関する情報主体の権利を尊重し、情報主体から自己情報の開示、訂正もしくは削除、または利用もしくは提供の拒否を求められたときは、社会通念や慣行に照らし合理的な範囲でこれに応じるものとする。

2．前項の請求に応じる場合は、管理責任者に届け出るとともに、本人であることを確認（免許証・住民票の写し、パスポート、健康保険証等）し行うものとする。ただし、ファクス及びメール等による情報提供に係る個人情報に関しては、ファクス番号、若しくはメールアドレスをもって確認したものとみなす。

第14条（誓約書）

採用時または採用後必要に応じて、別途定める秘密保持に関する誓約書を会社に提出させることがある。この場合、やむを得ない事由がある場合を除いて、これを拒むことができない。

第15条（個人情報の返還）

退職する場合は、一切の個人情報資料を会社に返還するとともに、管理責任者の指示する者に引継ぎを行わなければならない。

第16条（苦情及び相談）

個人情報に関して、相談窓口を設置し、窓口担当者は委託先及び個人から苦情及び相談を受付けて、速やかに誠実に対応するものとする。

第17条（懲戒）

本規程に違反した場合には、懲戒処分に処するほか、これにより会社に与えた損害の全部または一部を賠償させることがある。